10/05/2019
En el entorno empresarial actual, la gestión eficiente de la información es crucial para el éxito. Un control documental sólido es la base de cualquier sistema de gestión de calidad, y es especialmente relevante para cumplir con normas como la ISO 900Este artículo profundiza en el concepto de control documental, investigando sus aspectos clave, las funciones de un Document Controller, y las mejores prácticas para implementar un sistema de gestión documental eficaz.
¿Qué es el Control Documental?
El control documental es un proceso sistemático que garantiza la disponibilidad, idoneidad y protección de la información documentada en una organización. No se limita a documentos físicos, sino que abarca cualquier formato: archivos digitales, videos, grabaciones de audio, etc. La norma ISO 9001:2015 enfatiza la importancia de mantener un control riguroso de la información documentada, considerando que es esencial para el funcionamiento eficiente del sistema de gestión de la calidad.
Aunque la ISO 9001:2015 ya no exige documentar el procedimiento de control documental como un requisito obligatorio, se recomienda hacerlo para facilitar la formación del personal y las auditorías. Un proceso documentado mejora la claridad y la consistencia en la gestión de la información.
Elementos Clave del Control Documental
Un sistema de control documental efectivo debe considerar los siguientes aspectos:
- Identificación: Cada documento debe tener una identificación única (título, numeración, fecha) para evitar confusiones.
- Formato: Se debe elegir el formato más adecuado para cada documento (electrónico, papel, video, etc.) considerando su uso y necesidades de almacenamiento.
- Revisión y Aprobación: Se deben establecer procesos claros para la revisión y aprobación de nuevos documentos y sus modificaciones. Debe quedar constancia de quién aprueba cada documento.
- Distribución, Acceso, Recuperación y Uso: Se deben definir los mecanismos para la distribución, acceso y recuperación de los documentos, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.
- Almacenamiento y Preservación: Se deben implementar medidas para proteger la información documentada contra cambios no autorizados y pérdidas. Esto incluye copias de seguridad y sistemas de almacenamiento seguro.
- Control de Cambios: Se debe controlar cada cambio realizado en un documento, identificando la versión, la fecha y el autor de la modificación. Debe asegurarse que todos los usuarios tengan acceso a la versión actualizada.
- Retención y Disposición: Se deben establecer políticas para la retención y disposición de los documentos, asegurando que se mantengan los documentos necesarios y se eliminen los obsoletos de manera segura.
- Documentos Externos: Se debe controlar también la información documentada procedente de fuentes externas, como normas, legislaciones o especificaciones de proveedores.
La Figura del Document Controller
El Document Controller es un profesional especializado en la gestión de documentos dentro de una organización, especialmente en entornos industriales. Sus responsabilidades incluyen:
- Coordinar la información entre departamentos y equipos, asegurando la trazabilidad de las acciones.
- Gestionar el ciclo de vida de los documentos, incluyendo su creación, revisión, aprobación, distribución, almacenamiento y eliminación.
- Garantizar la calidad, veracidad y seguridad de la información documentada.
- Utilizar herramientas tecnológicas para la gestión de datos, información y documentos.
La creciente complejidad de la gestión documental en la industria, y la necesidad de un control eficaz, ha dado lugar a una alta demanda de profesionales con la formación específica que proporciona un curso de control documental.
Beneficios de un Buen Control Documental
Un sistema de control documental bien implementado ofrece numerosos beneficios:
- Cumplimiento Normativo: Facilita el cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables, como la ISO 900
- Mejora de la Eficiencia: Optimiza los procesos de trabajo al facilitar el acceso a la información necesaria.
- Reducción de Costes: Minimiza las pérdidas de tiempo y recursos asociadas a la búsqueda y gestión de la información.
- Mayor Seguridad: Protege la información confidencial y sensible de la organización.
- Mejor Toma de Decisiones: Facilita el acceso a información precisa y actualizada para la toma de decisiones.
- Reducción de Riesgos: Minimiza los riesgos asociados a la pérdida, daño o uso incorrecto de la información.
Consejos para Mejorar la Gestión Documental
- Digitalización de Documentos: Pasar de papel a formato digital facilita la búsqueda, almacenamiento y gestión de la información.
- Centralización del Contenido: Utilizar un repositorio centralizado unifica la gestión y facilita el acceso a la información.
- Clasificación de Documentos: Categorizar los documentos facilita la búsqueda y recuperación de la información.
- Uso de Metadatos: Los metadatos ayudan a describir el contenido de los archivos y mejoran la búsqueda.
- Modelos de Documento: Utilizar plantillas estandarizadas acelera la creación de nuevos documentos.
- Control de Acceso: Establecer permisos de acceso según el rol de cada usuario para asegurar la confidencialidad de la información.
- Colaboración: Utilizar herramientas que faciliten la colaboración en la edición de documentos.
- Administración de Versiones: Llevar un control de las diferentes versiones de un documento para asegurar que se utiliza la versión más actualizada.
Software de Gestión Documental
Existen diversas herramientas de software que facilitan la implementación de un sistema de control documental eficaz. Estas herramientas suelen ofrecer funcionalidades como:
- Control de versiones
- Búsqueda avanzada
- Control de acceso
- Flujos de trabajo
- Integración con otros sistemas
La elección del software dependerá de las necesidades específicas de cada organización.
Consultas Habituales sobre Control Documental
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Qué es un curso de control documental ? | Un curso de control documental proporciona formación sobre los principios y prácticas de la gestión de documentos, capacitando a los participantes para implementar y gestionar sistemas de control documental eficaces. |
| ¿Para qué sirve un curso de control documental ? | Un curso de control documental capacita a los profesionales para mejorar la eficiencia de la gestión de información, asegurar el cumplimiento normativo y reducir riesgos. |
| ¿Quién necesita un curso de control documental ? | Los profesionales que trabajan en gestión de calidad, administración de archivos, gestión de proyectos o cualquier área que requiera una gestión eficaz de la información. |
Un control documental efectivo es esencial para el éxito de cualquier organización. Implementar un sistema sólido, apoyado en la formación adecuada, proporciona numerosos beneficios, incluyendo el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la protección de la información.
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